選址攻略：初創(chuàng)公司首次選址需考慮9大問(wèn)題
初創(chuàng)公司首次辦公選址時(shí)，需要考慮哪些注意事項(xiàng)呢?這個(gè)問(wèn)題最初是網(wǎng)友在Quora(類似知乎)網(wǎng)站上提出的。
當(dāng)我在給公司辦公場(chǎng)所選址時(shí)，我究竟該問(wèn)房東哪些問(wèn)題?
回答這個(gè)問(wèn)題的人，Quora用戶Kevin Cronin，他是一名企業(yè)房產(chǎn)顧問(wèn)。
對(duì)于任何一家公司而言，找到一個(gè)合適的辦公場(chǎng)所既令人興奮，也是一件極具挑戰(zhàn)的事情。在過(guò)去的的幾年時(shí)間里，我們獲得了一些初創(chuàng)公司和小企業(yè)客戶，幫助他們找到了合適的辦公場(chǎng)所。下面這些問(wèn)題，是絕大多數(shù)初創(chuàng)公司在首次選址時(shí)需要認(rèn)真考慮的注意事項(xiàng)：
一、我該如何開(kāi)始?
一開(kāi)始你就要有清晰明確的業(yè)務(wù)模式和房產(chǎn)目標(biāo)，然后你需要快速做出決策，才能占據(jù)優(yōu)勢(shì)。此外你還需要考慮很多重要的因素，比如公司是否會(huì)按計(jì)劃增長(zhǎng)，地理位置，交通要求，停車要求，預(yù)估場(chǎng)地空間要求，優(yōu)化場(chǎng)地空間結(jié)構(gòu)，技術(shù)要求，以及時(shí)間和預(yù)算，等等。
為了最小化干擾，提高辦公場(chǎng)所搜索的效率，你必須從一開(kāi)始就要明確了解什么是自己真正所需的辦公場(chǎng)所，另外也要考慮場(chǎng)地預(yù)算和場(chǎng)地規(guī)格，并明確選址所需的流程和時(shí)間，這樣才能確保能夠成功尋找、并“占領(lǐng)”一個(gè)場(chǎng)地。
二、選擇辦公場(chǎng)所會(huì)涉及到哪些人?
在公司內(nèi)部，你需要指定一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，他/她要和你單點(diǎn)聯(lián)系，直接向你匯報(bào)工作。如果你不想大動(dòng)干戈，那么在開(kāi)始的時(shí)候最好能再將IT部門、人力資源部門、以及財(cái)務(wù)部門納入到選址工作之中，組成一個(gè)團(tuán)隊(duì)。而這個(gè)團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該是一個(gè)在企業(yè)房產(chǎn)和設(shè)施部署領(lǐng)域里非常有經(jīng)驗(yàn)的人。
不僅如此，你要確保能夠找到一支顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)給你幫忙。一個(gè)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人或許對(duì)你會(huì)非常有幫助，因?yàn)樗梢源碜鈶簦貏e是代表初次公司和新創(chuàng)建的公司。初次公司有一些特殊需要，一個(gè)出色的房產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人不僅可以很好地理解這些需求，而且還能幫助這些公司找到最適合他們的房產(chǎn)業(yè)主。另外承租經(jīng)紀(jì)人的薪酬通常是由房產(chǎn)業(yè)主來(lái)支付的，因此你可以從一個(gè)專業(yè)的房地產(chǎn)顧問(wèn)中受益，而且還無(wú)需給他們支付酬勞。
另外，你最好再找一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的房地產(chǎn)律師，這樣不僅能夠確保在進(jìn)行租房談判時(shí)可以讓你保持一定的靈活性，而且也能保障相關(guān)條款和條件對(duì)你有利，并足夠公平。絕大多數(shù)初創(chuàng)公司在第一次簽訂租房合同時(shí)，房東的態(tài)度總是不是很友好，這也會(huì)導(dǎo)致很多意想不到的麻煩，此時(shí)一個(gè)具有成本意識(shí)的優(yōu)秀律師就會(huì)給你提供很多幫助，讓你避免掉入一些不必要的陷阱之中。
三、我應(yīng)該在什么時(shí)候開(kāi)始啟動(dòng)尋找辦公場(chǎng)所的流程?
絕大多數(shù)初創(chuàng)公司和小企業(yè)低估了尋找辦公場(chǎng)所所需要的時(shí)間和工作流程。要知道，如果你想在短短三十天內(nèi)找到一個(gè)獨(dú)特的辦公室，或是一個(gè)聯(lián)合辦公場(chǎng)地，絕不是想象中的那么簡(jiǎn)單。
如果你正在尋找一塊待出租的辦公場(chǎng)所，那么有很多因素會(huì)影響你尋址的進(jìn)度，包括但不僅局限于如下幾個(gè)因素：你所需要的辦公場(chǎng)所規(guī)模，市場(chǎng)條件和可用性，與房東戶主的談判時(shí)間，辦公場(chǎng)所空間規(guī)劃，租賃文件，營(yíng)業(yè)許可證，以及裝修裝潢時(shí)間。一般來(lái)說(shuō)，如果你正在尋找的辦公場(chǎng)所面積不到1萬(wàn)平方英尺，那么你要把最初設(shè)想的截至日期向后延長(zhǎng)一段時(shí)間，并且只要要給自己留下四到六個(gè)月時(shí)間來(lái)尋找合適的辦公場(chǎng)所。如果你尋到的辦公場(chǎng)所面積大于1萬(wàn)平方英尺，那么這個(gè)時(shí)間至少要向后順延六到十二個(gè)月。
四、在租賃辦公場(chǎng)所的時(shí)候，需要哪些類型的財(cái)務(wù)擔(dān)保書(shū)?
如果租房者可以提供一些資質(zhì)，證明自己的經(jīng)濟(jì)條件是有保障的，那么會(huì)讓房東感覺(jué)更放心，也能降低他們的風(fēng)險(xiǎn)。如果租戶可以給房東提供一些證明，那么他們就會(huì)在眾多尋租者中脫穎而出，所以你需要盡可能的讓房東了解你公司優(yōu)秀的財(cái)務(wù)表現(xiàn)。在租房的時(shí)候，你可能會(huì)被要求提供一些保證金，或是公司創(chuàng)始人的個(gè)人擔(dān)保，因此在此之前，你需要提前準(zhǔn)備好所需的財(cái)務(wù)資料，納稅申報(bào)單，銀行賬單，或是預(yù)付租金(銀行信用證)。但是切記，在租賃房屋時(shí)如果要為他人提供個(gè)人擔(dān)保證明時(shí)，一定要非常小心，因?yàn)檫@很可能會(huì)把你的個(gè)人資產(chǎn)情況泄露出去。另外一旦你的公司破產(chǎn)，擔(dān)保人還將承擔(dān)連帶的個(gè)人擔(dān)保責(zé)任，其中的風(fēng)險(xiǎn)是非常大的。
五、我有哪些選擇?
你可以評(píng)估一下自己的選擇：合租，聯(lián)合辦公，轉(zhuǎn)租，直租，等等。房東通常會(huì)詢問(wèn)、當(dāng)然可能也會(huì)要求你的租賃期限必須是五到七年。如果是直租的話，有些房東可能會(huì)接受三年時(shí)間的租賃期限，但是要知道，你的租賃期限越長(zhǎng)，自己的選擇其實(shí)也會(huì)更多。
如果你準(zhǔn)備直接租賃一個(gè)辦公場(chǎng)所，而且租賃期限也比較長(zhǎng)，那么在此之前，你也可以嘗試選擇合租辦公場(chǎng)所作為替代方案，包括與其他公司聯(lián)合辦公，加盟企業(yè)孵化器，接受其他公司轉(zhuǎn)租的辦公場(chǎng)所，等等。事實(shí)上相比于直接租賃一塊辦公場(chǎng)所，上述這些選擇的利弊參半，不過(guò)它們的優(yōu)勢(shì)是非常靈活，租賃期限長(zhǎng)度也可以更短，適合那些不確定租賃期限的初創(chuàng)公司。
在一個(gè)企業(yè)孵化器/加速器，或是行政辦公室中，房主通常需要承擔(dān)多個(gè)租戶共享辦公場(chǎng)所所帶來(lái)的財(cái)務(wù)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。你需要盡量避免與其他租戶協(xié)作，因?yàn)檫@會(huì)牽扯很多事情，比如辦公場(chǎng)地要求，租戶改善及相關(guān)成本，選擇標(biāo)準(zhǔn)，租賃時(shí)長(zhǎng)，以及可能涉及的法律責(zé)任。所以，有時(shí)候你以為合租會(huì)比較劃算，但結(jié)果往往適得其反，不過(guò)在你支付費(fèi)用的時(shí)候，最好先算算自己每平米需要花費(fèi)多少租金，這樣可以做到心中有數(shù)。
另外考慮到自己的創(chuàng)業(yè)進(jìn)度和靈活性，你可能還會(huì)考慮到轉(zhuǎn)租。你可以找到一個(gè)低于市場(chǎng)價(jià)格的轉(zhuǎn)租辦公場(chǎng)所，但是其中也各有利弊，比如你會(huì)受到很多限制，無(wú)法對(duì)辦公場(chǎng)所進(jìn)行大刀闊斧的裝修改造，諸如此類。即便你是一個(gè)轉(zhuǎn)租人，如果承租人在未來(lái)一到五年時(shí)間內(nèi)發(fā)生財(cái)務(wù)問(wèn)題，那么可能會(huì)導(dǎo)致你自己去承擔(dān)相關(guān)的損失。
六、我究竟需要多大的辦公場(chǎng)所?
按照經(jīng)驗(yàn)，你可以從每人200到250平方英尺的辦公空間，遞減到每人100到150平方英尺。下面有幾個(gè)步驟，或許會(huì)對(duì)你判斷合適的辦公場(chǎng)地大小有所幫助：
你可以按照自己的租約期限，預(yù)估一下未來(lái)公司的人頭數(shù)量。你當(dāng)前要租的辦公場(chǎng)所，應(yīng)該可以滿足估算未來(lái)員工數(shù)量的三分之二，或四分之三，不要把空間算的太死。
尋找一些效率較高的辦公場(chǎng)所。比如在辦公樓里最好能找一些方方正正的辦公室，而不要選擇那些角落的地方。要知道在樓層規(guī)劃和布局時(shí)，絕不會(huì)有兩個(gè)完全一樣面積的辦公室。
在鄰近場(chǎng)地尋求終止權(quán)利和擴(kuò)張權(quán)利。擴(kuò)展到鄰近的辦公場(chǎng)所，不會(huì)對(duì)你的公司造成太大影響。對(duì)企業(yè)而言，相鄰的辦公場(chǎng)地還是不錯(cuò)的。
七、我該如何縮小搜索范圍?
你需要走出去看看每一個(gè)可能合適的辦公場(chǎng)所，這的確非常浪費(fèi)時(shí)間。下面會(huì)為你提供一些關(guān)鍵變量/指標(biāo)，可以幫助你縮小搜索數(shù)量，并提高搜索質(zhì)量，并把你的搜索結(jié)果優(yōu)化到一個(gè)可控范圍之內(nèi)。
期限：你的租期越長(zhǎng)，你的選擇就會(huì)更多。不過(guò)有些初創(chuàng)公司在簽了五年租賃合同之后，結(jié)果第一年就發(fā)現(xiàn)場(chǎng)地?zé)o法滿足自己的人員需求了。所以公司創(chuàng)始人應(yīng)該從多方面考慮，和房東談一個(gè)更加靈活的租賃期限。
價(jià)格：你不必專注在每平方英尺要花多少租金，而是首先要明確自己的辦公場(chǎng)所租金預(yù)算和相關(guān)費(fèi)用，包括停車費(fèi)，公共事業(yè)費(fèi)，清潔費(fèi)，拆遷費(fèi)，承租人改善，保險(xiǎn)費(fèi)用，家具以及其他費(fèi)用。這些預(yù)算成本費(fèi)用都需要在你的考慮范圍之內(nèi)。
布局：你需要明白，在一棟大樓里，絕不會(huì)有兩個(gè)完全一樣面積的辦公室。
便利設(shè)施：廚房，休息室，共享會(huì)議室，食堂，交通，停車率，安全，高速互聯(lián)網(wǎng)，高品質(zhì)浴室，甚至是足夠的電源插座，這些都是你要進(jìn)行考量的東西。
八、停車狀況如何?
停車成本會(huì)占到你預(yù)算的一部分。如果你詢問(wèn)戶主，他們通常會(huì)說(shuō)，我們的停車場(chǎng)車位足夠了。但是你要明確數(shù)量，在簽合同的時(shí)候，你必須親自到停車場(chǎng)看看，確定自己可以使用的停車位數(shù)量。到很遠(yuǎn)的地方停車會(huì)給你的員工和客戶帶來(lái)很多麻煩，成本也不低。
九、我該如何確定辦公室的正確位置?
確保你手下那些關(guān)鍵員工的辦公室位置不要距離自己太遠(yuǎn)。大多數(shù)員工都希望自己的辦公室位置能足夠方便。另外，如果你的辦公室會(huì)有客戶來(lái)拜訪，那么還需要考慮是否要?jiǎng)澇鲆粔K較為隱私的區(qū)域出來(lái)。
